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      NEWS CENTER

      加強基礎建設促進企業自律

      能投售電 2019/10/22 0

      國家檔案局近日發布第10號令:《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》(以下簡稱《規定》),對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作做出規定和要求。與以往有關企業檔案工作規章相比,《規定》在許多方面具有創新,需要在學習貫徹中加以把握。

      《規定》制定的意義和原則

      為了適應我國市場經濟體制完善和法規一致的要求,國家檔案局基于過去幾十年企業檔案工作的實踐和經驗,對市場經濟的主體——各種所有制企業,在經營管理活動中應歸檔的文件材料范圍和劃定檔案保管期限做的一次重要梳理,制定了規定。無論是加強對各級檔案行政管理機關的監督指導,還是強化企業的各類文件材料收集、建立健全檔案工作,《規定》都是重要指南和依據,對提升企業檔案管理水平、優化檔案資源、促進企業自律具有重要推動作用。

      《規定》的制定體現以下幾個原則:一是法規一致,體現市場經濟體制要求,面向各種類型、各種所有制、以及外資等在中國境內經營的所有企業;二是科學發展,全面涵蓋各種門類和各種載體文件材料基礎上;三是與時俱進,充分考慮我國企業發展現狀和企業研發、生產、經營和管理活動的特點,適應社會主義市場經濟體制完善和現代企業制度、現代產權制度建立的要求;四是明確責任,對檔案行政管理部門和企業在執行《規定》中的職責和義務做出規定性要求。

      《規定》居于一般的辦法、標準、規范之上

      《規定》以令的形式發布,屬國務院部門規章,是除《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法律法規外最具有效力的文件,居于一般的辦法、標準、規范之上。其他辦法、標準、規范如與本《規定》相沖突的地方,應以《規定》為準。

      《企業檔案工作規范》中也設置了文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。但它屬于標準規范類文件,在效力層次上低于部門規章。因此《企業檔案工作規范》中涉及到有關內容與《規定》相沖突,以《規定》為準,而且《企業檔案工作規范》中的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是參考性附錄,不需強制執行。

      《規定》的效力也高于《國有企業文件材料歸檔辦法》。這兩個文件在總的思想和原則上并不沖突,主要區別在于《國有企業文件材料歸檔辦法》成文較早,許多新產生的文件未體現出來,該文件是條目式的,比較原則,且針對國有企業。兩份文件在內容上如有沖突,應以《規定》為準。

      《規定》是對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限編表制工作進行了原則性的規定,不是企業文件材料和檔案保管期限表的集大成。由于企業檔案產生專業領域的多樣性,每個專業領域產生的文件材料千差萬別,要求國家檔案局出臺一個集大成或是放之四海而皆準的企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期表是不現實的。

      正確理解《規范》的范圍

      《規定》對“企業文件材料”進行了定義。在這個定義中要注意其外延的廣泛性。一是企業活動過程外延。即企業文件材料來源于企業的活動過程,它包括企業圍繞產品或服務開展的研發、生產、服務、經營和管理等日?;顒?,也包括設立、分立、合并、解散等企業本身演化過程活動。二是載體外延。即企業文件材料其載體包括所有的形式,不論何種載體,均屬文件材料的范疇。三是形式外延,包括文本、數據、音像、圖形等各種形式的記錄。

      《規定》內容涵蓋企業在其研發、生產、經營管理等活動中形成的所有文件材料,即包括各種門類和載體的記錄,這是《規定》編制過程中一以貫之的原則。盡管《規定》中的保管期限表只列出了管理類文件材料,但這并不意味著企業其他各類文件材料和檔案不重要。因此,在本次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表時是指所有類型的,包括科研開發、產品生產、項目建設、設備儀器等,而且科研開發和產品生產兩類要與管理類一樣是《規定》管理的范圍。附表沒有具體列出是因為涉及企業產品生產的文件材料千差萬別,無法用統一的內容來要求,而科研開發、建設項目、設備儀器、職工、會計等類的文件材料歸檔范圍與保管期限表則有較完善的規章、標準可以借鑒,直接在第十二條中進行了引用。

      關于《規定》適用的企業范圍則包括所有在中華人民共和國境內注冊設立的企業,包括不同所有制、不同規模、不同產品的企業,但對非國有企業沒有文件材料與保管期限表的報審要求。國內機構在境外經營的企業則由國內機構參照《規定》提出實施要求。由于科技事業單位在活動內容與方式與企業相似,因此也需參照執行。

      保管期限的設置上主張原則性與靈活性

      《規定》將企業檔案保管期限由永久、長期、短期三分法和標時制混用統一為標時制,是《規定》對企業檔案保管期限設置的重大改革,也是為了與8號令統一。標時制在理念上不同于三分法,有利于優化企業檔案資源結構,加快剔除無利用價值檔案的頻率,釋放檔案庫存?!兑幎ā吩诒9芷谙拊O置上既堅持原則性,又體現一定的靈活性。即在保證最低保管期限要求的情況下,企業可自主設置保管期限的年限,而不僅限于30年和10年。如30年的可設置為35年、40年等,10年期的可設置為15年、20年或25年,但不得低于10年?!兑幎ā愤€要求保管期限劃定過程中要統籌考慮紙質文件材料與其他載體文件材料的管理求,如電子檔案由于其存儲密度大,管理成本較低可適當延長其保管期限。

      關于對“管理類”的理解

      《規定》沒有使用“文書檔案”一詞,而是用“管理類檔案”囊括企業行政管理、生產管理、經營管理、黨群工作四類檔案。管理類檔案一詞最早出現在《企業檔案分類與組卷實務》一書(海洋出版社,1992年1月第一版),在該書有“規模較小企業可將行政管理、生產管理、經營管理、黨群工作部分檔案合并成一類,為管理類”。2004年由國家檔案局、國務院國有資產監督管理委員會聯合發布施行的《國有企業文件材料歸檔辦法》也將文件材料定義為管理性文件,此處的文件材料即為文書類文件材料。由于企業檔案與機關檔案分類方法不同,根據文書檔案的定義,機關的“文書檔案”范圍無法包括企業“文書檔案”的范圍,因此,《規定》用“管理性檔案”來代替“文書檔案”。

      設置業務指導與審查機制

      《規定》對企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表設置了業務指導和審查機制,要求檔案行政管理部門、有下屬單位的企業在文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表制定過程中的業務指導與審查職責。具體方式及要求是:國家檔案局負責中央企業、中央金融企業總部文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查和業務指導,省級以下檔案行政管理部門負責轄區內地方國有企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查與業務指導,中央企業、中央金融企業所屬企業,不論其在哪一行政區域,由其上級企業負責業務指導與審查。對非國有企業,各級檔案行政管理部門主要是加強對其文件材料歸檔與確定檔案保管期限的指導,無報審要求。

      《管理類檔案保管期限表》創新之處

      《規定》的附件《企業管理類檔案保管期限表》,是參照從事具體有形產品和無形服務生產經營企業歸檔范圍保管期限表編制而成的,遵循現代企業制度,依據《公司法》,進一步細化并突出股東大會、董事、監事會等企業治理過程形成文件的管理。

      《企業管理類檔案保管期限表》對資本經營業務文件處理重新做了分類,其條目設置按照資本經營工作的內容進行。突出了合同、協議等契約文件材料的管理??紤]到當前中國企業的發展特點,突出了審計、風險控制、社會責任等職能工作形成文件的管理。將“產品銷售”改為“市場營銷”。增加了“企業管理”、“項目管理”文件,將能力建設、項目建設、條件保障建設等的管理文件統一命名為“建設項目工作文件材料”納入經營管理中。對信息化工作進行單列條目。將職工培訓文件納入人力資源管理文件。突出了“外事工作”方面的文件材料的管理。在“黨務工作”中增加了“三重一大”文件歸檔的內容。對無批復的請示分為兩種保管期限,一是重要的無批復的請示為30年,一般的無批復的請示為10年。

      須結合特點編制本企業規章制度

      作為部門規章,《規定》許多方面還僅是原則性和指導性的,有關的企業還必須根據本企業產品和專業的特點,制定針對本企業的文件材料歸檔范圍和保管期限表。

      企業在編制本企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的過程中還要充分結合本企業生產組織方式、產品和服務特點,既不要照搬照抄原有的文件,更不應照搬照抄其他企業的文件或培訓中提供的范本。企業要抓住《規定》貫徹的契機,對本企業的各類文件材料歸檔范圍和保管期限表進行一次清理,不僅重新編制經營管理、行政管理、生產管理、黨群工作等管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表,同時也要對科研、產品與業務、人事、會計、基本建設、設備儀器等的其他各類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行梳理。在此過程中要堅持以人為本、與時俱進、科學發展的原則,將與人有關的檔案的保管期限適當延長。要全面掌握各業務環節中產生的所有文件材料的內容與成份,特別注意因業務創新和新業務出現而產生的文件材料納入歸檔范圍。提高文件材料歸檔范圍和檔案保管期表的可實施性,盡可能對歸檔范圍進行細化,有的可細化到文件,盡量少用文件材料統稱和“重要的”、“一般的”等。

      (本文轉載自《中國檔案》2013年第3期  作者:國家檔案局經科司)

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